zapytanie ofertowe – usługa noclegowo gastronomiczna na potrzeby realizacji warsztatów w ramach projektu „Nowe horyzonty”

Projekt „Nowe horyzonty”. Projekt dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizowany przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Wolbromiu w ramach poddziałania 9.1.1 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014 – 2020.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na wykonanie zadania pn. pn. Usługa noclegowo gastronomiczna na potrzeby realizacji warsztatów w ramach projektu „Nowe horyzonty” realizowanego przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Wolbromiu. Projekt dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach poddziałania 9.1.1 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020.

ZAMAWIAJĄCY:

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Wolbromiu

Skalska 20, 32-340 Wolbrom

tel.: 32 644 10 75

  1. Tryb postępowania

Zamówienie będzie udzielane zgodnie z zasadą rozeznania rynku określoną w pkt. 6.5.1 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, obowiązujących na dzień ogłoszenia zapytania i nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo Zamówień Publicznych.

 

  1. Opis przedmiotu zamówienia

Kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

CPV: 55000000-0 usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

 

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie usługi noclegowo – gastronomicznej (obejmującej zapewnienie sali, wyżywienia i noclegów). Wykonawca powinien dysponować obiektem z miejscami noclegowymi o standardzie ***, posiadać basen do dyspozycji uczestników; zaoferowany przez Wykonawcę obiekt powinien znajdować się w miejscowości od siedziby zamawiającego w odległości max. 150 km – trasa dojazdu)

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

 

  1. Pobyt dwudniowy w okresie – 24-25.05.2019r., dla maksymalnie 43 osób, w tym 26 osób dorosłych oraz 17 dzieci w wieku 2-16 (2-4 lat: 3 dzieci, 5-9 lat: 8 dzieci, 10-16 lat: 6 dzieci).
  • Jeden noclegi wraz ze śniadaniem (np. jajecznica, parówki, kiełbaski, naleśniki, pieczywo, sery, masło, wędliny, warzywa, płatki śniadaniowe, mleko, jogurty, napoje – herbata, kawa, woda mineralna, dodatki: cukier, cytryna), 24.05.2019r. dla maksymalnie 43 osoby (w tym 17 dzieci). Uwaga – jeden pokój z udogodnieniami dla niepełnosprawnych.
  • Dwa obiady (każdy: zupa, drugie danie np. mięso/ryba; surówka, dodatki skrobiowe), deser (np. sernik, jabłecznik itp.) kompot lub napój; dla maksymalnie 26 osób dorosłych.
  • Dwa obiady (zupa, drugie danie, deser, kompot lub napój; jak powyżej) dla maksymalnie 17 dzieci.
  • Przerwa kawowa ciągła dla osób dorosłych przez dwa dni pobytu (w tym: ciastka, przekąski słone, kawa, herbata, napoje/soki, woda mineralna, dodatki: cukier, cytryna, mleko) przez dwa dni, dla maksymalnie 26 osób dorosłych.
  • Przerwa ciasteczkowa dla dzieci, ciągła (ciastka, przekąski słone, herbata, napoje/soki, woda mineralna, dodatki: cukier, cytryna) przez dwa dni, dla maksymalnie 17 dzieci.
  • Kolacja grillowa w dniu 24 maja 2019r. dla maksymalnie 26 osób dorosłych.
  • Kolacja grillowa w dniu 24 maja 2019r. dla maksymalnie 17 dzieci.
  • Wynajem 2 sal szkoleniowych w dniach 24-25 maja 2019 r. z wyposażeniem (krzesła, stoły, ekran, flipchart z kartami papieru, pisaki do flipcharta, rzutnik do komputera przenośnego) dla dwóch grup po: 13 osób każda.
  • Korzystanie z basenu w dniach 24-25 maja 2019 r. dla maksymalnie 43 osoby – minimum 1 godzina na osobę dziennie.
  • Zapewnienie opieki nad dziećmi w dniach 24-25 maja 2019 r. w czasie pobytu rodzica na szkoleniu dla maksymalnie 17 dzieci każdego dnia.

 

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

 

W sytuacjach niezależnych od zamawiającego liczba osób może ulec zmianie. Ostateczna liczba uczestników zostanie  podana w dniu 22.05.2019 do godziny 12.00.  Zamawiający zapłaci wyłącznie za faktycznie zrealizowany zakres usług.

 

Wykonawca zobowiązuje się w toku realizacji umowy do bezwzględnego stosowania Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020.

 

 

  • Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków

 

O udzielenie zamówienia, mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

 

  1. Na terenie obiektu znajduje się basen kryty z obsługą ratownika udostępniony na potrzeby realizacji usługi.
  2. Dostępne zakwaterowanie w obiekcie w pokojach 1 lub 2 lub 3 osobowych, w przypadku dzieci znajdujących się pod opieką rodzica istnieje możliwość przygotowania dodatkowych łóżek – tzw. dostawek, o ile metraż pokoju pozwala na taką zmianę. Wykorzystanie dostawek musi zostać uzgodnione z Zamawiającym.
  3. Ośrodek dysponuje salami szkoleniowymi udostępnionymi na potrzeby realizacji usługi.
  4. Zarówno pokoje jak i sale szkoleniowe udostępnione na potrzeby realizacji usługi znajdują się w jednym budynku.
  5. Każdy pokój udostępniony na potrzeby realizacji usługi wyposażony jest w łazienkę.
  6. Ośrodek znajduje się w odległości maksymalnie 150 kilometrów od miejscowości Wolbrom, Skalska 20.

 

Równocześnie w postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

  1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
  2. posiadania wiedzy i doświadczenia,
  3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym,
  4. sytuacji ekonomicznej i finansowej, w szczególności nie wszczęto wobec Wykonawcy postępowania upadłościowego lub układowego, a także postępowania egzekucyjnego,
  5. dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

 

Zamawiający dokona oceny spełniania ww. warunków udziału w postępowaniu                         na podstawie złożonych dokumentów opisanych w niniejszym ogłoszeniu, wg formuły „spełnia/nie spełnia”. Wykonawca, który nie wykaże spełniania ww. warunków zostanie wykluczony z postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona.

 

  1. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w pkt. II, wykonawcy są zobowiązani do przedłożenia oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu sporządzonego według wzoru ustalonego przez Zamawiającego stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego oraz oświadczeń RODO (załącznik 3).

 

  1. Zmiana umowy

Zmiana umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, jest dopuszczalna jeżeli:

  1. w trakcie obowiązywania umowy nastąpią zmiany stawki podatku od towarów i usług: kwota brutto określona w umowie nie ulegnie zmianie, strony odpowiednio skorygują kwotę netto oraz kwotę podatku od towarów i usług,
  2. zmiany jednostkowej ceny brutto oraz całkowitego wynagrodzenia brutto przewidzianego dla Wykonawcy, w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających wskazaną zmianę, gdy będzie ona korzystna dla Zamawiającego,
  3. zmiany istotnej treści umowy, w przypadku zmiany przepisów prawa obowiązujących w dniu zawarcia umowy oraz zmiany wynikające z następstw zmian wytycznych dotyczących Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego lub innych wytycznych i zaleceń mających bezpośredni wpływ na realizację przedmiotu umowy, zmiana ta przeprowadzona może być jedynie w zakresie polegającym na dostosowaniu umowy;
  4. zmiana leży w interesie Zamawiającego.

 

  1. Odrzucenie oferty

Zamawiający odrzuci ofertę, która:

  1. została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia,
  2. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
  3. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
  4. została złożona po terminie,
  5. jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego.

W toku postępowania Zamawiający może wezwać wykonawcę do uzupełnienia  lub wyjaśnienia treści oferty.

 

Zamawiający zastrzega możliwość wykluczenia Wykonawcy z powodu zaproponowania rażąco niskiej ceny za realizację przedmiotu zamówienia.

 

  • Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert:

O wyborze najkorzystniejszej oferty decydować będzie kryterium:

Cena brutto – max. 100 pkt. Przez cenę brutto rozumie się cenę (z podatkiem VAT), a w przypadku osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej koszt całkowity ponoszony przez Zamawiającego z tytułu realizacji usługi zawierający również wszelkie należności z tytułu podatków i składek ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego zarówno po stronie Zamawiającego, jak i Wykonawcy -tzw. „brutto-brutto”.

W ramach kryterium „Cena brutto” Zamawiający przyzna punkty według następującego wzoru:

Pc =  Cmin/Cn x  100 pkt

gdzie:

Pc – punkty uzyskane przez Wykonawcę w kryterium „Cena brutto”;

Cmin – najniższa łączna cena brutto za wykonanie zamówienia spośród złożonych ofert;

Cn – łączna cena brutto za wykonanie całości zamówienia zaproponowana przez Wykonawcę, którego oferta jest badana.

 

Liczba przyznanych punktów będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która nie podlega odrzuceniu oraz uzyska największą liczbę punktów.

Jeżeli w postępowaniu nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej  ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. Złożenie oferty dodatkowej zawierającej cenę wyższą niż zaoferowana w złożonej ofercie będzie skutkowało wykluczeniem wykonawcy z postępowania.

 

  • Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert
  • Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, czytelnie, wypełniając nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo.
  • W przypadku gdyby oferta, oświadczenia lub dokumenty zawierały informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien w sposób nie budzący wątpliwości zastrzec, które spośród zawartych w ofercie informacji stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa oraz wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Informacje te winny być umieszczone w osobnym wewnętrznym opakowaniu, trwale ze sobą połączone i ponumerowane z zachowaniem ciągłości numeracji stron oferty.
  • Ofertę należy sporządzić w języku polskim pod rygorem nieważności. W przypadku składania oferty w języku obcym należy złożyć ją wraz z tłumaczeniem na język polski.
  • Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
  • Oferta musi być sporządzona na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania lub dokładnie wg tego formularza. Wykonawca jest zobowiązany do podania wszystkich informacji określonych na formularzu oferty (wypełnienia wszystkich pól formularza). Oferta wraz załącznikami musi być podpisana przez osobę (osoby) uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. Do oferty należy dołączyć dokument (dokumenty) potwierdzający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy o ile nie wynikają one z ogólnie dostępnych źródeł (KRS, CEIDG).
  • Ofertę można złożyć w formie pisemnej w siedzibie Zamawiającego – Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Wolbromiu ul. Skalska 20, w godzinach pracy Zamawiającego lub przesłać pocztą elektroniczną (jako skany dokumentów) na adres: nowehoryzonty1@wp.pl w terminie do 21.05.2019 r. do godz. 10.00, co oznacza, że z upływem powyższego terminu oferta powinna fizycznie znaleźć się u Zamawiającego. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.
  • Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
  • Kilka podmiotów może złożyć ofertę wspólną (zawiązując konsorcjum), w tym przypadku podmioty te ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika (lidera) do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są załączyć do oferty pełnomocnictwo, z którego wynikać będzie umocowanie do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
  • W toku dokonania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia od Wykonawców wyjaśnień lub uzupełnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.
  • Złożone oferty zarówno podlegające ocenie jak i odrzucone lub złożone po terminie nie będą zwracane.
  • Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.

 

  1. Dodatkowe warunki
  • Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podawania przyczyny. W takim przypadku nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Zamawiającego.
  • Decyzja Zamawiającego o odrzuceniu oferty jest decyzją ostateczną.
  • Wykonawcy pozostają związani złożoną ofertą przez 30 dni, licząc od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
  • Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, rachunkowe i inne polegające na niezgodności oferty z zapytaniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Oferenta, którego oferta została poprawiona.
  • Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmian warunków zamówienia na każdym etapie postępowania.
  • W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie przez Zamawiającego umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

 

  1. Unieważnienie postępowania:

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku:

  1. jeżeli najkorzystniejsza oferta przekraczać będzie budżet ustalony przez zamawiającego na realizację zadania,
  2. w przypadku rozwiązania umowy o dofinansowanie przez, co skutkowałoby nieprzyznaniem środków dotacyjnych, które miały być przeznaczone na sfinansowanie zamówienia,
  3. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
  4. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego,
  5. została złożona jedna ważna oferta a jej cena przekracza wartość rynkową wynikającą z oszacowania wykonanego przez Zamawiającego.

 

W przypadku unieważnienia postępowania zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za koszty poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem ofert.

Z tytułu odrzucenia ofert oferentom nie przysługuje żadne roszczenie wobec Zamawiającego.

 

  1. klauzula informacyjna z art. 13 RODO w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

Klauzula informacyjna dla:

  • wykonawców będących osobami fizycznymi,
  • wykonawców będących osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą,
  • pełnomocników wykonawców będących osobami fizycznymi (w zakresie danych osobowych zamieszczonych w pełnomocnictwie),
  • członków organu zarządzającego lub nadzorczego Wykonawcy, wspólników spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurentów, będących osobami fizycznymi (w zakresie danych osobowych zamieszczonych w informacji z KRK).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

  • Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Wolbromiu

  1. Skalska 20, 32-340 Wolbrom

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych: Katarzyna Gębalska, tel  575002620 , inspektor@cbi24.pl

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia Usługa noclegowo gastronomiczna na potrzeby realizacji warsztatów w ramach projektu „Nowe horyzonty” realizowanego przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Wolbromiu. Projekt dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach poddziałania 9.1.1 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020.  Postępowanie prowadzone jest w trybie zasady „rozeznanie rynku” określonej w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020.

  • Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 20 rozdz. 6.5.1 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020.
  • Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w okresie do dwóch lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego projektu.
  • Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą „rozeznanie rynku”, określoną w rozdz. 6.5.1 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020. W przypadku nie podania danych osobowych oferta będzie podlegała odrzuceniu.
  • W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
  • Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych1;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO2;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

  • Nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

  • Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą istotnych postanowień umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
  • Ogłoszenie wyników postępowania
  1. O fakcie wyboru oferty oraz terminie zawarcia umowy Zamawiający powiadomi wybranego w drodze postępowania Wykonawcę e-mailowo oraz poprzez upubliczneinie na stronie internetowej: http://nowehoryzonty-rpo.pl/

 

  • Dodatkowe informacje

Dodatkowych informacji udziela Maciej Karmiński pod numerem telefonu 606 458 558               oraz adresem email: nowehoryzonty1@wp.pl.

 

  1. Formularz ofertowy
  2. Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
  3. Oświadczenia RODO